Der Fulfillment-Dienstleister passt nicht mehr? Zu viele Fehler, schlechte Erreichbarkeit, steigende Preise oder einfach das Gefühl, nur eine Kundennummer zu sein? Ein Wechsel wirkt auf den ersten Blick wie ein riesiges Projekt. Mit guter Vorbereitung ist er aber in wenigen Wochen erledigt – ohne dass deine Kunden etwas davon merken. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch.
Wann sich ein Wechsel lohnt
Nicht jeder Ärger ist ein Grund zu wechseln. Diese Anzeichen sprechen aber klar dafür:
- Fehlerquote steigt: falsche Artikel, fehlende Beileger, beschädigte Pakete
- Schlechte Erreichbarkeit: Tickets statt Ansprechpartner, lange Antwortzeiten
- Fehlende Flexibilität: Sonderwünsche wie Sets, eigene Verpackung oder B2B-Aufträge sind nicht möglich
- Intransparente Abrechnung: Du verstehst die Rechnung nicht oder findest regelmäßig Überraschungen
- Du bist zu klein oder zu groß geworden: Der Dienstleister passt nicht mehr zu deinem Volumen
Die Checkliste für den Wechsel
1. Vertrag und Kündigungsfrist prüfen
Schau als Erstes in deinen aktuellen Vertrag: Wie lang ist die Kündigungsfrist? Gibt es Regeln für die Herausgabe der Ware und die Kosten der Auslagerung? Plane den Wechsel so, dass sich alte und neue Lösung kurz überschneiden können.
2. Anforderungen aufschreiben
Was muss der neue Dienstleister können? Notiere:
- Bestellungen pro Monat und durchschnittliche Artikel pro Paket
- Anzahl der Artikel (SKUs) und benötigte Lagerfläche
- Shopsystem, Marktplätze und Warenwirtschaft
- Sonderwünsche: eigene Kartons, Beileger, Sets, B2B, FBA Prep
- Was dich am alten Dienstleister gestört hat
Mit dieser Liste bekommst du vergleichbare Angebote.
3. Neuen Dienstleister auswählen
Hol dir mehrere Angebote ein und rechne sie auf den Preis pro Paket herunter. Achte nicht nur auf den Preis, sondern auch darauf, wie gut du beraten wirst. Ein Anruf oder eine Lagerbesichtigung sagt oft mehr als jedes Angebot.
4. Artikeldaten vorbereiten
Stelle eine saubere Artikelliste zusammen: Artikelnummer, Bezeichnung, EAN-Barcode, Maße und Gewicht. Fehlen Barcodes, kann der neue Dienstleister deine Ware beim Eingang etikettieren.
5. Shop anbinden und testen
Der neue Dienstleister verbindet dein Shopsystem oder deine Warenwirtschaft mit seinem Lagersystem. Wichtig: Vor dem Umzug mit Testbestellungen prüfen, ob Aufträge, Bestände und Trackingnummern sauber übertragen werden.
6. Ware umziehen
Der kritischste Schritt. Zwei bewährte Wege:
- Stichtag: An einem festen Tag wird die gesamte Ware abgeholt und beim neuen Dienstleister eingelagert. Schnell, aber es entsteht eine kurze Versandpause.
- Schrittweise: Neue Lieferungen gehen schon zum neuen Dienstleister, der Restbestand wird beim alten abverkauft oder nachgeschickt. Ohne Versandpause, aber etwas aufwendiger in der Planung.
Lege den Umzug in eine ruhige Phase – nicht kurz vor Black Friday oder Weihnachten.
7. Umstellen und kontrollieren
Stell die Bestellweiterleitung um, prüfe die ersten Tage besonders genau und gleiche die Bestände ab. Nach zwei bis drei Wochen läuft in der Regel alles im Normalbetrieb.
Typische Stolperfallen
- Zu knapp geplant: Kündigungsfrist übersehen oder den Umzug in die Hochsaison gelegt
- Unsaubere Daten: fehlende Barcodes oder falsche Artikelnummern verursachen Chaos beim Einlagern
- Keine Testphase: Fehler in der Anbindung fallen erst bei echten Kundenbestellungen auf
- Bestände nicht abgeglichen: Differenzen zwischen altem und neuem Lager bleiben unentdeckt
Fazit
Ein Fulfillment-Wechsel ist kein Hexenwerk. Mit Kündigungsfrist im Blick, sauberen Artikeldaten, einer Testphase und einem gut geplanten Warenumzug gelingt er in wenigen Wochen – ohne dass deine Kunden etwas merken. Und danach hast du einen Partner, der wirklich zu deinem Shop passt.
Du überlegst zu wechseln? Sprich mit uns – wir schauen uns deinen aktuellen Ablauf an, sagen dir ehrlich, ob wir passen, und begleiten den Umzug persönlich.